Raporty techników same się zbierają, zatwierdzają i przygotowują do fakturowania.
Technicy i pracownicy fizyczni piszą raporty na papierze lub w Excelu, biuro je przepisuje, a na koniec miesiąca szuka się, co komu należy zafakturować. Agent zbiera raporty na bieżąco, paruje je ze zleceniami i przygotowuje podkład do fakturowania oraz płac.
Gdzie realnie ucieka czas
Technicy i pracownicy fizyczni piszą raporty na papierze lub w Excelu, biuro je przepisuje.
Na koniec miesiąca szuka się, co komu należy zafakturować.
Zapomniane godziny do zafakturowania to bezpośrednia strata przychodów, której nikt nie widzi.
Krok po kroku
Konkretny przebieg — nie obietnice. I równie ważne jest to, czego agent celowo nie robi.
Choćby głosem w drodze z miejsca: „Dziś 6 godzin u Kowalskich, wymiana rozdzielnicy, materiał 2× bezpiecznik”.
Zlecenie, godziny, czynność, materiał — paruje ze zleceniem w systemie.
Czy godziny zgadzają się z ewidencją czasu? Czy materiał został wydany z magazynu? Czy nie brakuje raportu za wczoraj?
Dzienne zestawienie jednym kliknięciem.
Fakturowanie według zleceń, płace według osób, marże według zleceń dla zarządu. Raport, który nie zgadza się z ewidencją czasu, albo nieznane zlecenie trafia do kierownika do kontroli.
Granice, które budują zaufanie
Nie zatwierdza własnych raportów technika — zawsze idą do kierownika.
Nie fakturuje klientowi bez zatwierdzenia kierownika.
Nie zakłada nowych zleceń sam.
Wkład z Państwa strony jest celowo niewielki
- Listę zleceń (ERP/Excel).
- Telefony komórkowe techników.
- Reguły fakturowania — stawki, ryczałty.
Dane zostają u Państwa
Dane przetwarzamy w Państwa infrastrukturze lub w chmurze w UE — zależnie od Państwa wyboru; transmisja i przechowywanie są szyfrowane.
Przetwarzanie jest zgodne z RODO i wymogami AI Act; dla danych wrażliwych oferujemy wdrożenie on-prem.
Dostęp do danych mają tylko role, które powinny go mieć — ze śladem akceptacji i audytu.
Czego się spodziewać
Z naszej praktyki: grupa budowlana dzięki wewnętrznemu systemowi szytemu na miarę wyeliminowała ręczne przepisywanie raportów — oszczędność około 180 godzin miesięcznie w całej firmie.
O co pytają najczęściej
Nasi chłopaki nie będą nic stukać w telefonie.
Dlatego głos. Podyktować 20 sekund w drodze samochodem potrafi każdy.
Fakturujemy ryczałty i stawki godzinowe.
Reguły według zleceń — agent rozpozna, co jest w ryczałcie, a co poza nim.
Pokażemy to na Państwa raportach.
30 minut niezobowiązująco. Przejdziemy przez to, jak działa to dziś u Państwa, i powiemy, co z tym zrobić — oraz ile to zaoszczędzi.