Zamówienie z e-maila, założone bez jednego przepisania.
Zamówienie przychodzi mailem w dowolnym formacie — agent je rozpoznaje, zakłada w systemie i potwierdza klientowi. Nikt nie przepisuje go ręcznie.
Ręczne przepisywanie między mailem a systemem
Handlowiec ręcznie przepisuje pozycje z maila zamówieniowego — PDF, Excel albo zwykły tekst — do ERP lub sklepu.
Format zamówienia różni się klient od klienta — kopiowanie między systemami jest powolne i podatne na błędy w ilościach i cenach.
W szczycie (koniec miesiąca, sezon) zamówienia się piętrzą, a potwierdzenie dla klienta się opóźnia.
Krok po kroku, od dostarczenia po potwierdzenie
Konkretny przebieg — nie obietnice. I równie ważne jest to, czego agent celowo nie robi.
Jako załącznik PDF, arkusz Excel albo zwykły tekst wprost w treści wiadomości.
Pozycje, ilości, żądany termin i adres dostawy — niezależnie od formatu.
Porównuje pozycje z aktualnym cennikiem i dostępnością magazynową w ERP lub sklepie.
Paruje je z klientem w CRM i tworzy zamówienie we właściwym systemie.
Automatycznie, z podsumowaniem pozycji, cen i przewidywanego terminu dostawy.
Nieznana pozycja, niezgodna cena albo nowy klient zawsze trafia najpierw do kontroli — agent nie zgaduje.
Granice, które budują zaufanie
Nie zakłada nowych klientów ani wyjątków cennikowych bez zatwierdzenia handlowca.
Nie wysyła wiążącego potwierdzenia, jeśli nie jest pewny zgodności pozycji z cennikiem.
Nie decyduje o rabatach ani nietypowych warunkach — te zawsze idą do człowieka.
Wkład z Państwa strony jest celowo niewielki
- Dostęp do ERP, CRM lub sklepu, w którym zakłada się zamówienia — Helios, K2, Business Central, Shoptet, Shopify, WooCommerce i inne.
- Przykłady typowych maili zamówieniowych od Państwa głównych klientów, także w różnych formatach.
- Aktualny cennik i przegląd dostępności magazynowej do weryfikacji podczas przetwarzania.
Dane zostają u Państwa
Dane przetwarzamy w Państwa infrastrukturze lub w chmurze w UE — zależnie od Państwa wyboru; transmisja i przechowywanie są szyfrowane.
Przetwarzanie jest zgodne z RODO i wymogami AI Act; dla danych wrażliwych oferujemy wdrożenie on-prem.
Dostęp do danych mają tylko role, które powinny go mieć — ze śladem akceptacji i audytu.
Czego się spodziewać
Z naszej praktyki: firma produkcyjna (~600 osób) — agentyzacja nad Business Central podniosła dzienne wykorzystanie AI z 17 do 78 % pracowników. Konkretną referencję z Państwa branży chętnie przedstawimy na spotkaniu.
O co pytają najczęściej
Czy działa to także z zamówieniami w PDF lub zeskanowanym pismem?
Tak. Agent potrafi wyodrębnić pozycje z załącznika PDF, zeskanowanego dokumentu, jak i ze zwykłego tekstu w treści e-maila.
Co, jeśli klient napisze zamówienie zwykłym tekstem?
Agent rozumie treść, nie tylko format — poradzi sobie i z tym, że każdy klient pisze inaczej. Tam, gdzie nie jest pewny, nie zgaduje pozycji, tylko przekazuje ją handlowcowi.
Czy musimy ujednolicić format zamówień u wszystkich klientów?
Nie, agent dostosuje się do formatu, którego Państwa klienci już używają.
Co się dzieje, gdy agent nie rozpozna pozycji?
Oznacza ją jako wyjątek i przekazuje handlowcowi do kontroli — zamówienie nie zostanie założone bez weryfikacji.
Czy działa to z Shoptetem, Shopify lub WooCommerce?
Tak, podłączamy się do popularnych platform e-commerce oraz systemów ERP i CRM, których już Państwo używają.
Pokażemy to na Państwa zamówieniach.
30 minut niezobowiązująco. Przejdziemy przez to, jak dziś trafiają do Państwa zamówienia, i powiemy, co z tym zrobić — oraz ile to zaoszczędzi.