Tankowania i trasy same zamieniają się w gotową ewidencję przebiegu.
Ewidencję przebiegu w firmach dopisuje się wstecz, z pamięci. Agent składa ją na bieżąco z jednostek GPS, kart paliwowych i kalendarzy — a do tego pilnuje przeglądów technicznych, serwisów i ubezpieczeń.
Gdzie realnie ucieka czas
Ewidencję przebiegu dopisuje się wstecz, na koniec miesiąca, z pamięci — a podczas kontroli to widać.
Śledzenie przeglądów, serwisów i ubezpieczeń dla poszczególnych pojazdów w Excelu łatwo przeoczyć.
Ręczne oddzielenie przejazdów prywatnych od służbowych zabiera czas i grozi błędami ze względu na podatek.
Krok po kroku
Konkretny przebieg — nie obietnice. I równie ważne jest to, czego agent celowo nie robi.
Jednostki GPS, transakcje kart paliwowych, kalendarze kierowców.
Trasa, cel (z kalendarza rozpozna „spotkanie Brno — klient XY”), prywatny lub służbowy.
Tankowanie poza trasą, zużycie poza normą, brakujące przejazdy.
Przeglądy techniczne, interwały serwisowe, ubezpieczenia, winiety — ostrzega z wyprzedzeniem.
W formacie dla księgowości i urzędu skarbowego. Niejasny cel przejazdu weryfikuje u kierowcy jedną wiadomością, podejrzaną transakcję zostawia człowiekowi.
Granice, które budują zaufanie
Nie ustala sam, czy przejazd jest prywatny czy służbowy, gdy jest to niejasne — pyta kierowcę.
Nie usuwa ani nie zmienia zapisów wstecz bez zatwierdzenia.
Nie zajmuje się szkodami ubezpieczeniowymi — tylko pilnuje terminów i ostrzega.
Wkład z Państwa strony jest celowo niewielki
- Dostęp do systemu GPS/fleet albo przynajmniej do kart paliwowych.
- Listę pojazdów i kierowców.
- Reguły rozróżniania przejazdów prywatnych i służbowych.
Dane zostają u Państwa
Dane przetwarzamy w Państwa infrastrukturze lub w chmurze w UE — zależnie od Państwa wyboru; transmisja i przechowywanie są szyfrowane.
Przetwarzanie jest zgodne z RODO i wymogami AI Act; dla danych wrażliwych oferujemy wdrożenie on-prem.
Dostęp do danych mają tylko role, które powinny go mieć — ze śladem akceptacji i audytu.
Czego się spodziewać
O co pytają najczęściej
Nie mamy jednostek GPS.
Da się to zrobić także z kart paliwowych i kalendarzy, z uzupełnieniem od kierowców raz w tygodniu.
Przejazdy prywatne?
Kierowca oznacza je jednym kliknięciem; agent prowadzi je osobno ze względu na podatek.
Pokażemy to na Państwa flocie.
30 minut niezobowiązująco. Przejdziemy przez to, jak działa to dziś u Państwa, i powiemy, co z tym zrobić — oraz ile to zaoszczędzi.