Faktury, które same zapisują się w księgowości.
Faktura zakupowa przychodzi mailem — agent ją wczytuje, paruje z zamówieniem i wysyła do zatwierdzenia. Nikt niczego nie przepisuje ręcznie.
Koniec miesiąca jak karuzela
Księgowa ręcznie przepisuje pozycje z PDF-a lub zeskanowanej faktury do ERP — powoli i z ryzykiem literówek w kwotach.
Fakturę ręcznie paruje się z zamówieniem lub dowodem dostawy — szukanie w mailu, arkuszach i segregatorach pochłania czas, który mógłby pójść gdzie indziej.
Koniec miesiąca to szukanie brakujących faktur, poprawianie błędów i presja zamknięcia — zawsze na ostatnią chwilę.
Krok po kroku, od dostarczenia po zaksięgowanie
Konkretny przebieg — nie obietnice. I równie ważne jest to, czego agent celowo nie robi.
Mailem, przez portal dostawcy albo zeskanowana — podłączymy się do tego, czego już Państwo używają.
Dostawca, NIP, kwota, data sprzedaży, termin płatności i poszczególne pozycje.
Znajduje odpowiadające zamówienie lub dowód dostawy w ERP i weryfikuje zgodność kwoty oraz ilości.
Na podstawie historii podobnych faktur proponuje konto księgowe i centrum kosztów.
Osoba odpowiedzialna widzi fakturę i proponowane sparowanie i zatwierdza jednym kliknięciem.
Po zatwierdzeniu agent księguje fakturę — błędowość poniżej 1 %.
Brakujące zamówienie, niezgodna kwota albo nowy dostawca zawsze trafia najpierw do kontroli — agent nie zgaduje.
Granice, które budują zaufanie
Nie płaci faktur sam — płatność zawsze inicjuje i potwierdza człowiek.
Nie zakłada nowych dostawców w systemie bez zatwierdzenia.
Nie decyduje o spornych kwotach ani rozbieżnościach — te zawsze idą do zatwierdzenia.
Wkład z Państwa strony jest celowo niewielki
- Dostęp (API lub konto) do Państwa ERP lub systemu księgowego — Helios, K2, Pohoda, Money S5, Business Central, SAP, Abra, Karat, Byznys lub Oracle NetSuite.
- Sposób, w jaki dziś trafiają do Państwa faktury — skrzynka e-mail, portal dostawcy albo folder współdzielony. Nie trzeba go zmieniać.
- Kilkadziesiąt historycznych faktur, na których wytrenujemy parowanie i dekretację.
Dane zostają u Państwa
Dane przetwarzamy w Państwa infrastrukturze lub w chmurze w UE — zależnie od Państwa wyboru; transmisja i przechowywanie są szyfrowane.
Przetwarzanie jest zgodne z RODO i wymogami AI Act; dla danych wrażliwych oferujemy wdrożenie on-prem.
Dostęp do danych mają tylko role, które powinny go mieć — ze śladem akceptacji i audytu.
Czego się spodziewać
Z naszej praktyki: firma handlowa (82 osoby, branża metalowa) — agent fakturowy i kolejni oddali jej około 1 420 godzin rocznie, zwrot całego programu w 3 miesiące. Konkretną referencję z Państwa branży chętnie przedstawimy na spotkaniu.
O co pytają najczęściej
Czy działa to z Pohodą, Heliosem, K2 lub Money S5?
Tak, podłączamy się do popularnych czeskich i międzynarodowych systemów ERP i księgowych. Jeśli używają Państwo czegoś innego — proszę się odezwać, prawdopodobnie też się uda.
Co, jeśli faktura jest sfotografowana telefonem albo słabo czytelna?
Agent radzi sobie także ze słabszą jakością skanu. Tam, gdzie nie jest pewny, nie zgaduje pozycji, tylko przekazuje fakturę do kontroli człowiekowi.
Czy musimy zmieniać sposób, w jaki trafiają do nas faktury?
Nie. Podłączymy się do tego, czego już Państwo używają — skrzynki e-mail, portalu dostawcy albo folderu współdzielonego.
Kto zatwierdza fakturę?
Zawsze człowiek odpowiedzialny za zakupy. Agent przygotowuje podkład do zatwierdzenia, sam nie płaci ani nie zatwierdza.
Co dzieje się z fakturą, której agent nie potrafi sparować?
Oznacza ją jako wyjątek i przekazuje księgowej do ręcznego przetworzenia — nic nie umknie.
Pokażemy to na Państwa fakturach.
30 minut niezobowiązująco. Przejdziemy przez to, jak dziś trafiają do Państwa faktury, i powiemy, co z tym zrobić — oraz ile to zaoszczędzi.