Rechnungen, die sich selbst in die Buchhaltung eintragen.
Die Eingangsrechnung kommt per Mail — der Agent liest sie aus, gleicht sie mit der Bestellung ab und schickt sie zur Freigabe. Niemand tippt etwas von Hand ab.
Das Monatsende als Karussell
Die Buchhalterin tippt die Positionen aus PDF oder gescannter Rechnung von Hand ins ERP — langsam und anfällig für Zahlendreher bei den Beträgen.
Die Rechnung wird von Hand mit der Bestellung oder dem Lieferschein abgeglichen — das Suchen in Mail, Tabellen und Ordnern kostet Zeit, die woanders fehlt.
Das Monatsende bedeutet, fehlende Rechnungen aufzuspüren, Fehler zu korrigieren und Druck auf den Abschluss — immer auf den letzten Drücker.
Schritt für Schritt, von der Zustellung bis zur Verbuchung
Ein konkreter Ablauf — keine Versprechen. Und genauso wichtig ist, was der Agent bewusst nicht tut.
Per E-Mail, über das Lieferantenportal oder gescannt — wir binden das an, was Sie bereits nutzen.
Lieferant, IČO/DIČ, Betrag, Leistungsdatum, Fälligkeit und die einzelnen Positionen.
Findet die passende Bestellung oder den Lieferschein im ERP und prüft die Übereinstimmung von Betrag und Menge.
Anhand der Historie ähnlicher Rechnungen schlägt er Buchungscode und Kostenstelle vor.
Die verantwortliche Person sieht die Rechnung samt vorgeschlagenem Abgleich und gibt mit einem Klick frei.
Nach der Freigabe verbucht der Agent die Rechnung — Fehlerquote unter 1 %.
Eine fehlende Bestellung, ein nicht passender Betrag oder ein neuer Lieferant geht immer zuerst zur Prüfung — der Agent rät nicht.
Grenzen, die Vertrauen schaffen
Bezahlt keine Rechnungen selbst — die Zahlung löst und bestätigt immer ein Mensch.
Legt keine neuen Lieferanten im System ohne Freigabe an.
Entscheidet nicht über strittige Beträge oder Abweichungen — die gehen immer zur Freigabe.
Ihr Aufwand ist bewusst klein
- Zugang (API oder Konto) zu Ihrem ERP oder Buchhaltungssystem — Helios, K2, Pohoda, Money S5, Business Central, SAP, Abra, Karat, Byznys oder Oracle NetSuite.
- Die Art, wie die Rechnungen heute zu Ihnen kommen — E-Mail-Postfach, Lieferantenportal oder geteilter Ordner. Ändern müssen Sie sie nicht.
- Ein paar Dutzend historische Rechnungen, an denen wir Abgleich und Kontierung trainieren.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Wir verarbeiten die Daten in Ihrer Infrastruktur oder in einer EU-Cloud nach Ihrer Wahl, Übertragung und Speicher sind verschlüsselt.
Die Verarbeitung erfüllt die DSGVO und die Anforderungen des AI Act; bei sensiblen Daten bieten wir On-Prem-Betrieb an.
Zugriff auf die Daten haben nur die Rollen, die ihn haben sollen — mit Freigabe- und Audit-Spur.
Was Sie davon erwarten können
Aus unserer Praxis: ein Handelsunternehmen (82 Personen, Branche Metalle) — der Rechnungsagent und weitere Agenten haben ihm rund 1 420 Stunden pro Jahr zurückgegeben, die Amortisation des gesamten Programms lag bei 3 Monaten. Eine konkrete Referenz aus Ihrer Branche belegen wir gern im Termin.
Was uns die Leute am häufigsten fragen
Funktioniert es mit Pohoda, Helios, K2 oder Money S5?
Ja, wir binden gängige tschechische und internationale ERP- und Buchhaltungssysteme an. Wenn Sie etwas anderes nutzen, melden Sie sich — höchstwahrscheinlich geht das auch.
Was, wenn die Rechnung mit dem Handy fotografiert oder schlecht lesbar ist?
Der Agent kommt auch mit schlechterer Scanqualität zurecht. Wo er sich nicht sicher ist, rät er die Position nicht, sondern schickt die Rechnung zur Prüfung an einen Menschen.
Müssen wir ändern, wie die Rechnungen zu uns kommen?
Nein. Wir binden das an, was Sie bereits nutzen — das E-Mail-Postfach, das Lieferantenportal oder einen geteilten Ordner.
Wer gibt die Rechnung frei?
Immer ein Mensch mit Verantwortung für den Einkauf. Der Agent bereitet die Unterlage zur Freigabe vor, zahlt und genehmigt aber nicht selbst.
Was passiert mit einer Rechnung, die der Agent nicht abgleichen kann?
Er markiert sie als Ausnahme und übergibt sie der Buchhaltung zur manuellen Bearbeitung — nichts bleibt unbeachtet.
Wir zeigen es Ihnen an Ihren Rechnungen.
30 Minuten unverbindlich. Wir schauen uns an, wie die Rechnungen heute zu Ihnen kommen, und sagen Ihnen, was sich machen lässt — und wie viel es spart.